Praca zdalna w domu jest w ostatnich latach coraz częściej wybieranym rozwiązaniem. Do wiosny 2020 roku ten model kojarzył się przede wszystkim ze specjalistami IT, jednak od momentu ogłoszenia pandemii, razem z ograniczeniami dotyczącymi przebywania poza domem, home office stało się codziennością wielu osób zatrudnionych do tej pory w biurach. Obecnie, mimo oswojenia się z obecnością COVID-19, praca zdalna w domu pozostaje często atrakcyjnym wyborem dla wielu pracowników. Warto jednak pamiętać, że poza niewątpliwymi korzyściami wynikającymi z home office – jak chociażby czas zaoszczędzony na dojazdach – praca w warunkach domowych wymaga też zorganizowania przestrzeni, która umożliwiałaby uczestnictwo w spotkaniach biznesowych online. Jak przygotować miejsce do pracy w domu? Na co zwrócić uwagę?
Spotkania biznesowe online – jak przygotować swoje domowe otoczenie?
Niezależnie od tego, czy widzisz się z klientem na żywo, czy jest to spotkanie online, ujawni ono Twój sposób pracy. Z perspektywy klienta jest to element potwierdzający profesjonalizm osoby, której zleca zadanie. Kiepska organizacja przestrzeni w trakcie spotkania może wpłynąć negatywnie na Wasze dalsze relacje. Mowa tutaj przede wszystkim o tym, jak wygląda Twoje główne miejsce pracy. Urządzenie takiego zakątka jest uzależnione od innych domowników, a także warunków, jakie oferuje mieszkanie. Czym innym jest bowiem przygotowanie biura w domu, kiedy dysponuje się oddzielnym pokojem, a czym innym odpowiedź na pytanie, jak wydzielić miejsce do pracy w salonie czy małej sypialni. Co można zrobić, by miejsce wykonywania pracy prezentowało się możliwie najbardziej profesjonalnie?
Miejsce do pracy w małej sypialni
Większość poradników dotyczących urządzania wnętrz sugeruje, by zdecydowanie oddzielać część wypoczynkową, jaką jest sypialnia, od miejsca pracy. To samo rozwiązanie podpowiadają zresztą także eksperci specjalizujący się w edukowaniu o balansie między pracą a życiem prywatnym. Nie zawsze idzie to jednak w parze z realiami, dlatego wiele osób zmuszonych jest zaaranżować kącik do pracy w sypialni. Jakie mamy podpowiedzi dotyczące urządzenia sypialni w sposób, pozwalający na odbywanie spotkań online?
- Usiądź przy biurku. Wygodne łóżko zachęca, żeby spędzić w nim przyjemny dzień, nawet jeśli masz do wykonania wiele ważnych zadań. Powszechne stosowanie laptopów umożliwia pracę w każdej pozycji z dowolnego miejsca, jednak osiem godzin nienaturalnego schylania się do monitora poskutkuje silnym bólem pleców i szyi. W przypadku spotkań biznesowych pozycja półleżąca na łóżku uniemożliwi wykonywanie wielu czynności, chociażby takich jak sięgnięcie po kartkę i długopis, bez ujawniania miejsca, z którego prowadzona jest rozmowa.
- Pościel łóżko. Kolejną istotną kwestią, na którą koniecznie należy zwrócić uwagę, przygotowując się do spotkania online, jest znajdujące się za Twoimi plecami tło. Przed spotkaniem włącz na próbę kamerę i upewnij się, co widać za Tobą. Wzburzona pościel, rozrzucone poduszki i piżama sprawią wrażenie, że pracujesz z sypialni swojego nastoletniego dziecka.
- Wpuść dzienne światło. Nie zapominaj o odsłonięciu okna, jeśli słońce już wstało – dzięki temu Twój rozmówca będzie Cię lepiej widział.
Miejsce do pracy w kuchni
Kuchnia jest z założenia miejscem, do którego dostęp ma każda osoba znajdująca się w domu. W praktyce to tam najczęściej toczy się intensywne życie rodzinne. Dlaczego więc miałaby być dobrym miejscem na pracę i spotkania online? Przede wszystkim w kuchni zazwyczaj znajduje się stół, a brak odpowiedniego biurka do pracy jest jednym z najczęściej wskazywanych utrudnień związanych z pracą z domu. Oto zasady, które warto wprowadzić w życie, urządzając miejsce do pracy w kuchni.
- Uprzedź domowników. Ani Ty, ani Twój rozmówca, ani prawdopodobnie Twoi bliscy – nikt nie chce, żeby w trakcie spotkania na ekranie pojawił się niespodziewany gość. Dlatego jeśli planujesz odbywać spotkania online z domu, a miejscem pracy będzie kuchnia – uprzedź o tym pozostałe osoby.
- Załóż słuchawki. Dzięki temu zapewnisz prywatność swojemu rozmówcy, a nikt niepożądany nie usłyszy informacji związanych z prowadzonymi przez niego działaniami biznesowymi. Stosowanie słuchawek wyposażonych w mikrofon zmniejszy także szum otoczenia i usprawni prowadzenie rozmowy.
- Zamknij drzwi. Jeśli masz taką możliwość, oddziel się fizycznie od pozostałej części mieszkania.
Miejsce do pracy w salonie
Ostatnim miejscem w domu, z którego można prowadzić spotkania biznesowe, jest salon. W nowym budownictwie często połączony z kuchnią, w starszym – niekoniecznie. W obu przypadkach jest to jednak pomieszczenie, w którym można liczyć na nieco więcej spokoju. Jak wydzielić miejsce do pracy w salonie, by możliwe były spotkania online? Zazwyczaj dużo łatwiej niż w przypadkach opisanych wyżej.
- Zamknij okno. Hałasy dobiegające z zewnątrz mogą zakłócić rozmowę, dlatego warto jak najbardziej je ograniczyć.
- Znajdź wygodne miejsce. Podobnie jak w sypialni, również w salonie wybierz miejsce, w którym będziesz mieć łatwy dostęp do potrzebnych materiałów.
- Uważaj na słońce. Zbyt jasne światło prześwietli Twoją twarz, przez co rozmówca nie będzie Cię zbyt dobrze widział.
Najważniejsze kwestie, na które warto zwrócić uwagę podczas spotkań biznesowych online
Jak widać, praca w trybie home office generuje różne potrzeby, które nie występują w trakcie spotkań odbywających się na żywo. Niezależnie od tego, w jakim miejscu planujesz spotkanie online, pamiętaj o solidnym przygotowaniu się do niego. Uważnie słuchaj, co ma do powiedzenia Twój rozmówca, a po zakończonej rozmowie prześlij mu notatki z ustaleniami. W ten sposób nie tylko zademonstrujesz profesjonalne podejście, ale także otrzymasz potwierdzenie zgodności Waszych ustaleń.